Cómo registrar un pago

Antes de empezar

Necesitas permiso para registrar pagos. Si no ves el botón + en Pagos, pide a un administrador que te lo asigne.

Los tipos de pago que puedes elegir también dependen de tus permisos. Si falta alguno —por ejemplo, Predial—, es porque tu usuario no lo tiene habilitado.

Registrar un pago paso a paso

1. Ve a Pagos y toca el botón + (Nuevo Pago).
2. Cliente: busca al cliente por nombre o teléfono y elígelo de la lista.
3. Contratos: marca el contrato —o los contratos— a los que va el pago.
4. Monto: llena los datos del pago:
   • Pagado: la fecha en que se recibió el dinero. Por omisión es hoy.
   • Tipo: mensualidad, anualidad, enganche, mantenimiento, agua, predial u otro.
   • Método de pago: efectivo, tarjeta o transferencia.
   • Cantidad: el monto que abona al contrato.
5. Toca Registrar Pago.

Arriba del formulario verás en qué paso vas: Cliente, Contratos y Monto.

Si el cliente no aparece en Contratos, es porque no tiene contratos activos. Sólo se muestran los contratos que siguen pagando.

Un pago para varios contratos

Cuando un cliente paga varios lotes con una sola transferencia, puedes registrarlo todo de una vez: marca todos los contratos en el paso Contratos, o toca Seleccionar todo.

La cantidad es por contrato, no se reparte. Si eliges tres contratos y escribes $1,850, se registran tres pagos de $1,850 cada uno —$5,550 en total—. Si el cliente transfirió $1,850 para los tres, registra cada contrato por separado con su parte.

Lo mismo pasa con los intereses y con el comprobante: cada contrato recibe los suyos.

Si alguno de los contratos no se pudo registrar, el aviso te dice cuántos entraron, cuántos no y por qué. Los que sí entraron se quedan; sólo vuelve a capturar los que faltaron.

Clave de rastreo o referencia

Para pagos con transferencia o tarjeta aparece un campo más:

• Transferencia → Clave de rastreo. Es la clave SPEI que viene en el comprobante del banco: hasta 30 letras y números, sin espacios ni guiones. Con ella se puede verificar la transferencia en Banxico desde el detalle del pago.
• Tarjeta → Referencia. El número de la operación que imprime la terminal. Acepta letras, números y guiones.

Es opcional, pero vale la pena capturarla: es lo único que permite comprobar el pago con el banco si algún día el monto no cuadra. Si la copias de WhatsApp, revisa que no se haya colado un espacio al final; el formulario te avisa si algo no está bien.

En efectivo el campo no aparece.

Comprobante

Puedes adjuntar la foto o el PDF del comprobante —casi siempre, la captura que el cliente mandó por WhatsApp—. Se aceptan JPG, PNG, WEBP, HEIC y PDF de hasta 5 MB.

Si el pago es para varios contratos, subes el comprobante una sola vez y queda guardado en cada uno.

Intereses

Si el cliente pagó tarde y le cobraste intereses, captúralos en el campo Intereses. Tienes dos formas:

• % — un porcentaje de la cantidad. Por ejemplo, 3% sobre $1,850 son $55.50.
• $ — un monto fijo. Por ejemplo, $200.

Debajo del campo verás el cálculo antes de guardar: "3% = $55.50 de intereses · Total cobrado $1,905.50". El campo es opcional; si lo dejas vacío, el pago se guarda sin intereses.

Cómo se reflejan los intereses

Los intereses se guardan aparte de la cantidad, y eso es a propósito:

• No abonan al contrato. El Restante a liquidar del contrato baja sólo con la cantidad. Un cliente que pagó $1,850 más $55.50 de intereses abonó $1,850 a su lote.
• No cuentan como otra mensualidad ni cambian la fecha de su último pago.
• En la tabla de Pagos, la cantidad se ve igual que siempre y los intereses aparecen debajo: "+ $55.50 int.".
• En el detalle del pago verás Intereses y Total cobrado, que es lo que de verdad entró.
• En Análisis, la tarjeta Intereses cobrados suma los intereses de todos los pagos, aparte del Total recaudado.
• El cliente también los ve cuando consulta sus últimos pagos por WhatsApp.

Si el cliente pagó todo en una sola transferencia —cantidad más intereses—, la verificación en Banxico usa el total cobrado, que es lo que salió de su cuenta.

Adeudos

Un adeudo es lo que el cliente debe y todavía no paga. Sirve para dejar anotado un cobro pendiente —una mensualidad que no llegó, el agua del mes, un predial— sin registrarlo como si ya hubiera entrado dinero.

Un adeudo no es un pago. Mientras esté pendiente no suma a lo recaudado, no baja el Restante a liquidar del contrato y no cuenta como su último pago. Todo eso ocurre hasta que se salda.

Registrar un adeudo

1. Ve a Pagos y toca + (Nuevo Pago), igual que para un pago.
2. Elige al cliente y el contrato —o los contratos—.
3. Activa Registrar como adeudo.
4. Llena los datos:
   • Vence: la fecha en que se tiene que pagar.
   • Tipo: mensualidad, agua, predial, etc.
   • Cantidad: lo que se debe.
   • Notas (opcional): por ejemplo, "mensualidad de agosto".
5. Toca Registrar Adeudo.

Al activar Registrar como adeudo desaparecen el método de pago, la clave de rastreo, el comprobante y los intereses: todavía no hay dinero de por medio. Se piden al saldarlo.

Como en los pagos, si eliges varios contratos se registra un adeudo por cada uno, con la cantidad completa en cada uno.

Necesitas el permiso para registrar adeudos. Si no ves el interruptor Registrar como adeudo, pide a un administrador que te lo asigne.

Dónde se ven

• En el contrato, en la sección Adeudos, con el total pendiente, la fecha de vencimiento y las notas de cada uno.
• El cliente los ve por WhatsApp cuando consulta el estado de su cuenta, debajo de sus últimos pagos, con la cantidad y la fecha en que vence.

Saldar un adeudo

Cuando el cliente paga:

1. Abre el contrato y busca el adeudo en Adeudos.
2. Toca Saldar.
3. Llena los datos del pago: fecha, método, clave de rastreo o referencia, comprobante y, si aplica, Intereses.
4. Toca Registrar pago.

Se registra un pago normal por la cantidad del adeudo, y el adeudo desaparece de la lista de pendientes. A partir de ahí el pago cuenta como cualquier otro: abona al contrato y aparece en Pagos.

Si le cobras intereses por el atraso, se calculan sobre la cantidad del adeudo y se guardan aparte, igual que en un pago normal. Ver Intereses, arriba.

Para saldar necesitas el permiso para registrar pagos.

Por ahora un adeudo se salda completo. Si el cliente abona sólo una parte, registra ese abono como un pago normal y cancela o vuelve a registrar el adeudo por lo que falta.

Cancelar un adeudo

Si registraste un adeudo por error, o se decidió perdonarlo:

1. En el contrato, toca Cancelar junto al adeudo.
2. Escribe cancelar adeudo para confirmar —puedes tocar la frase para copiarla—.
3. Toca Cancelar adeudo.

El adeudo deja de aparecer en el contrato y el cliente deja de verlo por WhatsApp. No se borra: queda guardado quién lo canceló. Esta acción no se puede deshacer desde la app; si te equivocaste, vuelve a registrar el adeudo.

Necesitas el permiso para cancelar adeudos, que es distinto del de registrarlos.

Notas

El campo Notas es para el equipo: el cliente no lo ve. Úsalo para aclarar algo del pago, por ejemplo, "pagó en dos transferencias" o "incluye el agua de agosto".

Preguntas frecuentes

Registré un pago con la cantidad equivocada, ¿qué hago?

Elimínalo desde el menú ⋯ de su fila en Pagos y vuelve a registrarlo. Necesitas permiso para eliminar pagos.

Me faltó la clave de rastreo o el comprobante.

No hace falta volver a capturar el pago: abre su detalle y agrégalos desde ahí. Necesitas permiso para editar pagos.

Registré un adeudo, ¿por qué el saldo del contrato no bajó?

Porque un adeudo es dinero que todavía no entra. El saldo baja cuando lo saldas y se registra el pago.

¿Por qué el saldo del contrato no bajó con los intereses?

Porque los intereses no son parte del precio del lote: se guardan aparte y sólo la cantidad abona al contrato. Lo explicamos arriba, en Cómo se reflejan los intereses.